A HolAzAutó üzemanyag-követése és magánhasználat-kimutatása adatokkal deríti ki, ki, mikor és mennyit tankol és fogyaszt – így a nem engedélyezett magánutak és a pontatlan elszámolások nem a vállalkozásodat terhelik.
Ha a havi üzemanyag-számla rendszeresen magasabb a vártnál, ha a sofőrök elszámolásai nem stimmelnek, vagy ha eleged van abból, hogy a magánutak költségét a cég fizeti, akkor a megoldás nem a konfliktus, hanem az átláthatóság. A HolAzAutó GPS-járműnyomkövető és flottakezelő rendszer pontosan megmutatja, mi történik a járműveiddel – és ezzel vitás helyzetek nélkül, adatok alapján rendezheted az üzemanyag-elszámolást.
Miért pontatlan sok cégnél az üzemanyag-elszámolás?
A legtöbb vállalkozásnál az üzemanyag-elszámolás akkor válik problémássá, ha:
- nincs sofőrönkénti adat – nem látszik, ki vezette az autót egy adott napon, így a magáncélú használat sem rendelhető konkrét személyhez,
- a tankolásokat kézzel rögzítik – a papíralapú vagy táblázatos nyilvántartás hibalehetőségeket rejt, és időigényes,
- a fogyasztás nem ellenőrizhető – nincs összevetve, mennyit tankoltak és mennyit fogyasztott ténylegesen a jármű,
- a költségek szétszórva jelennek meg – nincs egyetlen helyen a járművekre, személyekre és költségfajtákra bontott kép.
Ezek a hiányosságok nemcsak pénzbe kerülnek, hanem feszültséget is okoznak a sofőrök és a vezetés között. A HolAzAutó ezeket a pontokat automatizálja és átláthatóvá teszi.
Hogyan segít a HolAzAutó?
1. Magánhasználat kimutatása – ne fizesd tovább a nem engedélyezett magánutakat
A Flotta ellenőrzés, Egyedi lekérdezések, Magánhasználat kimutatása funkció sofőrönként megmutatja, hogy a vizsgált időszakban valaki túllépte-e az engedélyezett magánhasználati keretet. A riport tartalmazza:
- az összes magánhasználati távolságot (km),
- a teljes elfogyasztott üzemanyagot (literben),
- a teljes üzemanyagköltséget,
- valamint a kereten felüli, sofőr által fizetendő távolságot, üzemanyag-mennyiséget és költséget.
Az elszámolási időszak éves vagy havi bontásban választható, az eredmény pedig .csv formátumban exportálható. Így a magáncélú használat nem a cégre marad, hanem pontosan, személyre szabottan rendezhető.
2. Üzemanyag fogyasztás lekérdezés – a tankolt és a mért fogyasztás összevetése
A Flotta ellenőrzés, Egyedi lekérdezések, Üzemanyag fogyasztás funkció két adatot vet össze:
- a járműbe tankolt üzemanyag mennyiségét (a flottakezelő modulban rögzítve),
- a járműbe szerelt eszköz által mért elfogyasztott üzemanyag-mennyiséget.
A kész riport a Dokumentumtár, Egyedi lekérdezések pontban érhető el, .csv formátumban letölthető, és a fogyasztási adathoz tartozó útvonal a térképen is megjeleníthető. Ha a tankolt mennyiség és a mért fogyasztás között tartós eltérés van, az jól látható jelzés a további vizsgálathoz.
3. Tankolás-import – nincs kézi adatrögzítés
A tankolási események elektronikus úton importálhatók az Adminisztráció, Események felületen. A rendszer támogatja:
- a MOL .xls formátumát (2019. július óta),
- az OMV .csv formátumát,
- a HolAzAutó saját (Hola import) .csv formátumát – ennél csak a dátum, a bruttó költség és a jármű rendszáma kötelező.
Az importált eseményekhez kapcsolódó költségek automatikusan rögzülnek, így több jármű vagy akár teljes flotta esetén sem kell kézzel felvinni a tankolásokat.
4. Költség kimutatások – átlátod a teljes képet
A Flotta ellenőrzés, Költség kimutatások funkcióval a rendszerben regisztrált költségekről készíthetsz kimutatást:
- a teljes flottára vagy csak kiválasztott járművekre vetítve,
- személy szerinti bontásban,
- költségfajták szerint (például üzemanyag, szervíz, autópályadíj, bírság).
A költségek nettó összege, ÁFA-tartalma és bruttó összege tételenként szerepel, az eredmény pedig PDF formátumban exportálható.
5. Sofőrazonosítás – ki vezette, ki tankolt?
Ahhoz, hogy a magánhasználat és az üzemanyag-felhasználás sofőrönként legyen kimutatható, a járműhöz rendelt sofőrök azonosítása szükséges. A HolAzAutó több módot támogat:
- QR-kódos azonosítás – a QR-kód a webes felületen, a Járművek/Eszközök listában érhető el,
- RFID-kulcsos azonosítás – automatikus összerendelés, amely felülírja a manuális beállítást,
- manuális azonosítás – Jármű–Személy összerendelés a jármű adatlapján, Sofőr szerepkörben.
Gyakorlati példa
Egy 8 járműves, vegyes profilú flottánál havonta rendszeresen 10–15%-kal magasabb üzemanyagköltség jelentkezett a tervezettnél. A HolAzAutó bevezetése után a rendszer a Magánhasználat kimutatásában sofőrönként jelezte a keret-túllépéseket, a tankolás-import pedig kiváltotta a kézi adatrögzítést. A vezetés egyetlen riportból látta, melyik járműnél és melyik sofőrnél tér el a tankolt mennyiség a mért fogyasztástól – az elszámolás ezentúl tényeken alapult, konfliktusok nélkül.
Flottakövetés és vállalatirányítási rendszer összekötése – hogyan segít az API?
A flottakövető rendszerek és a meglévő vállalatirányítási (ERP) rendszerek összekötése jellemzően API-n (alkalmazásprogramozási felületen) keresztül történik. Az API lényegében egy szabványos „adatkapu”: a két rendszer automatikusan, emberi beavatkozás nélkül cserél adatot egymással – például a megtett kilométerek, üzemanyag-felhasználás, tankolások és költségtételek érkeznek közvetlenül a vállalatirányítási rendszerbe.
Hogyan működik a gyakorlatban?
- Az API-kulcs és a hitelesítési adatok beállítása után a flottakövető rendszer automatikusan továbbítja a jármű- és költségadatokat az ERP felé,
- az adatok meghatározott időközönként vagy esemény alapján (pl. tankolás, út lezárása) szinkronizálódnak,
- a két rendszerben azonos azonosítók (pl. jármű, munkaszám, költséghely) biztosítják, hogy az adatok egyértelműen összerendelhetők legyenek,
- az eredmények így könyvelésre kész formában jelennek meg a vállalatirányítási rendszerben.
Miért jó, ha a vállalatirányítási rendszert összekapcsolod a HolAzAuto.hu-val?
- Kevesebb kézi adatrögzítés: a kilométer-, üzemanyag- és költségadatok nem kerülnek kétszer felvitelre – kevesebb hiba, kevesebb adminisztrációs idő,
- Pontosabb elszámolás: a járműhasználat és a költségek egyetlen, megbízható adatforrásból érkeznek, így az útnyilvántartás és a költségelszámolás összhangban van,
- Egységes adatbázis: a vezetés egy helyen látja a flotta- és a pénzügyi adatokat, ami jobb döntéseket és gyorsabb riportálást tesz lehetővé,
- Automatizált folyamatok: a munkaszámokhoz, költséghelyekhez rendelt adatok automatikusan a megfelelő projektre/tevékenységre kerülnek.
Mi a helyzet a HolAzAutóval?
A HolAzAutó rendszer jelenleg dokumentáltan támogatja az adatok CSV és XLS formátumú exportját (egyedi lekérdezések, események, kiértékelés), valamint a járműpozíciók nyilvános megosztását URL-lel – ezekkel az adatok manuálisan vagy félautomatikusan átemelhetők más rendszerekbe. A programozott, API-alapú összekötés elérhetőségéről és feltételeiről kérj pontos tájékoztatást kollégáinktól a www.holazauto.hu oldalon!
Összegzés
Az üzemanyag-elszámolás akkor válik egyszerűvé, ha az adatok pontosan és automatikusan rendelkezésre állnak. A HolAzAutó a magánhasználat-kimutatástól a tankolás-importig és a költségkimutatásokig mindent egy rendszerben kezel – így nem kell találgatnod, hová folyik el az üzemanyag, és nem kell vitatkoznod a sofőrökkel sem.
Kérj egyedi ajánlatot kollégáinktól, és nézd meg az aktuális akciókat a www.holazauto.hu oldalon!
GYIK (FAQ)
Hogyan deríti ki a HolAzAutó, hogy valaki magáncélra használja a céges autót? A Magánhasználat kimutatása (Flotta ellenőrzés, Egyedi lekérdezések) sofőrönként mutatja, ki lépte túl az engedélyezett magánhasználati keretet – a túllépéshez tartozó kilométerrel, üzemanyag-mennyiséggel és a fizetendő díjjal együtt.
Hogyan veti össze a rendszer a tankolt és a mért fogyasztást? Az Üzemanyag fogyasztás lekérdezés a járműbe tankolt mennyiséget hasonlítja össze a járműbe szerelt eszköz által mért elfogyasztott üzemanyaggal, a tartós eltérés a riportból azonnal látható.
Kell-e kézzel rögzíteni a tankolásokat? Nem feltétlenül. A tankolási események elektronikusan importálhatók (MOL .xls, OMV .csv, HolAzAutó saját Hola import .csv), így több jármű esetén sem kell kézzel adatot felvinni.
Szükséges-e sofőrazonosítás a magánhasználat kimutatásához? Igen, a sofőrönkénti elszámoláshoz a járműhöz rendelt sofőrök azonosítása szükséges. A HolAzAutó QR-kódos, RFID-kulcsos és manuális azonosítást is támogat.
Milyen formában exportálhatók az üzemanyag- és költségadatok? A fogyasztási és magánhasználati riportok .csv formátumban, a Költség kimutatások PDF formátumban, az események pedig .xls formátumban tölthetők le.
Mennyit lehet vele megtakarítani? A megtakarítás mértéke flottánként eltérő, a rendszer a felesleges kiadások azonosításában és kiszűrésében segít.
Mi az az API, és miért hasznos a flottakövetésnél? Az API egy szabványos adatkapu, amelyen keresztül két rendszer automatikusan, emberi beavatkozás nélkül cserél adatot. A flottakövetésnél ez azt jelenti, hogy a kilométer-, üzemanyag- és költségadatok közvetlenül a vállalatirányítási rendszerbe kerülnek.
Milyen adatok vihetők át az ERP-be? Jellemzően a megtett távolság, üzemanyag-felhasználás, tankolások, költségtételek és a hozzájuk rendelt munkaszámok/költséghelyek – az adatkört az adott integráció konfigurációja határozza meg.
Mennyi kézi munkát spórol meg az API-összekötés? Az adatok automatikus szinkronizálásával megszűnik a dupla adatrögzítés, így az adminisztrációs idő és a rögzítési hibák jelentősen csökkennek – a pontos mérték az adatmennyiségtől és a folyamatoktól függ.
Rendelkezik-e a HolAzAutó API-val? A HolAzAutó hivatalos súgójában jelenleg nem szerepel dokumentált API vagy fejlesztői integrációs felület; a rendszer dokumentált adatátadási módjai a CSV/XLS exportok és a nyilvános megosztás. Az API-alapú összekötés lehetőségéről az ügyfélszolgálat ad tájékoztatást.
Kérj díjmentes, online szakértői tanácsadást kollégáinktól!
