A menetlevél és az útnyilvántartás a járműhasználat hivatalos bizonylatai: jogszabályi kötelezettséget teljesítenek, megalapozzák a költségelszámolást, és a magánhasználat elkülönítésével pénzt takarítanak meg a vállalkozásnak. A HolAzAutó automata útnyilvántartása ezt kevés kézi munkával, sofőrönkénti bontásban biztosítja.
Sok cégnél a menetlevél és az útnyilvántartás „kötelező rossznak” tűnik: időigényes, hibalehetőségekkel teli papírmunka, amit a sofőrök és az iroda is utál. Pedig ezek a bizonylatok nem adminisztrációs teher – hanem jogbiztonság és pénz. Ha pontosan, automatikusan és naprakészen készülnek, a vállalkozás egyszerre teljesíti a jogszabályi előírásokat, csökkenti a költségeit és elkerüli a vitákat.
Mi a különbség a menetlevél és az útnyilvántartás között?
A két bizonylat gyakran együtt kerül szóba, de más járművekre, más jogszabályi alapra és más időszakra vonatkozik.
Persze — itt van belőle egy könnyen bemásolható szöveges változat:
Útnyilvántartás és menetlevél összehasonlítása
Mire vonatkozik?
Útnyilvántartás: jellemzően üzleti célra használt személygépjárműre, illetve magánszemély saját tehergépjárművére a munkáltatónál.
Menetlevél: tehergépjárművekre.
Jogszabályi alap
Útnyilvántartás: 1995. évi CXVII. törvény (Szja.) 5. számú melléklet.
Menetlevél: 261/2011. (XII. 7.) Kormányrendelet 33. §.
Időszak
Útnyilvántartás: napi, heti vagy havi időszakra generálható.
Menetlevél: minden esetben napi okmány.
Bizonylat jellege
Útnyilvántartás: könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylat.
Menetlevél: szigorú számadású bizonylat.
Megőrzés
Mind az útnyilvántartást, mind a menetlevelet legalább 8 évig, olvasható és visszakereshető formában szükséges megőrizni.
Mire jó a menetlevél és az útnyilvántartás?
1. Jogszabályi megfelelés
Az útnyilvántartás az Szja. törvény 5. számú mellékletének Gépjármű-használati nyilvántartás fejezete szerinti adattartalommal készül, a tehergépjármű-menetlevél pedig a 261/2011. (XII. 7.) Kormányrendelet 33. §-a szerinti zárt informatikai rendszerben állítható elő. A bizonylatok a Számviteli törvény (2000. évi C.) 168. § előírásai szerint tárolódnak, és a 169. § (2) bekezdése alapján legalább 8 évig, olvasható és visszakereshető formában kell megőrizni őket.
2. Költségelszámolás és elszámoltathatóság
A menetlevél és az útnyilvántartás a könyvviteli elszámolást közvetlenül és/vagy közvetetten alátámasztó bizonylat. Ez azt jelenti, hogy a járműhasználathoz kapcsolódó költségek – üzemanyag, karbantartás, amortizáció – csak megfelelően vezetett dokumentumokkal támaszthatók alá. Pontos nyilvántartás nélkül az elszámolás megkérdőjelezhető, akár a vállalkozás és a magánszemély közötti jövedelem-elszámolásnál is.
3. A magánhasználat elkülönítése
A legtöbb cégnél a járműveket nem csak üzleti célra használják. A HolAzAutó segítségével sofőrönként kimutatható, ki hány kilométert tett meg magáncélra, és ez mekkora üzemanyagköltséget jelent – így a magáncélú km és üzemanyagköltség pontosan elkülöníthető a céges használattól.
4. Üzemanyag-elszámolás és költségkontroll
A pontos útnyilvántartás alapja az üzemanyag-elszámolásnak is: ha a megtett km, a tankolások és a fogyasztás egy rendszerben állnak össze, azonnal látszik, ha valami nem stimmel – anélkül, hogy vitatkozni kellene a sofőrökkel.
5. Audit-biztonság
A bizonylatok 8 éves, elektronikus megőrzése azt jelenti, hogy egy hatósági vagy belső ellenőrzésnél minden szükséges adat gyorsan, visszakereshetően előkerül. Nincs több „azt hiszem, megvan valahol” – az adatok egy helyen, rendezetten állnak rendelkezésre.
Mit nyer vele a cég?
- Kevesebb adminisztráció: az automata útnyilvántartás a jármű mozgásadatai alapján, kevés kézi munkával készíti el a dokumentumokat – az automatizmusok az adatokkal feltölthető tételeket automatikusan jóváhagyják, a hiányos sorokat pedig a rendszer jelzi.
- Pontosabb elszámolás: a céges és magánhasználat elkülönítése egyértelmű, sofőrönkénti bontásban történik.
- Költségcsökkentés: a felesleges magáncélú üzemanyag- és parkolási költségek nem a céget terhelik.
- Jogbiztonság: a bizonylatok a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően készülnek és tárolódnak.
- Kevesebb vita: az adatok alapján az elszámolás tényeken nyugszik, nem szubjektív megítélésen.
Hogyan segít a HolAzAutó?
Automata útnyilvántartás és menetlevél
A HolAzAutó GPS-járműnyomkövető és flottakezelő rendszer a jármű mozgásadatai alapján, automatikusan, adatokkal feltöltve állítja elő az útnyilvántartást és a menetlevelet (Alapadatok, Utazási okmány – Útnyilvántartás vagy menetlevél). Így kevesebb kézi adminisztrációval, pontosabban és naprakészebben vezetheted a járműhasználati dokumentumokat.
Magánhasználat kimutatása
A Flotta ellenőrzés, Egyedi lekérdezések, Magánhasználat kimutatása funkció sofőrönként, éves vagy havi elszámolási időszakban megmutatja, ha valaki túllépte az engedélyezett magánhasználati keretet. A riport tartalmazza:
- a magánhasználati kilométert,
- az elfogyasztott üzemanyag mennyiségét és költségét,
- valamint a kereten felüli, sofőr által fizetendő díjat.
Parkolás magánhasználatban
A Flotta ellenőrzés, Egyedi lekérdezések, Parkolás magánhasználatban lekérdezés a parkolási költségeket a használat jellege szerint választja szét – megmutatja, melyik parkolás volt magán-, és melyik hivatali célú.
Útvonal-jelleg automatikus besorolása
A jármű adatlapján rögzíthető a jármű használati módja, az útnyilvántartásban pedig a rendszer automatikusan besorolja az útvonalakat (pl. hivatali, bejárás) a korábban beállított POI-párok alapján – a besorolás utólag manuálisan is módosítható.
Sofőrönkénti elszámolás – sofőrazonosítással
Ha egy járművet többen használnak, a sofőrazonosításnak köszönhetően az is látható, hogy kollégánként ki hány kilométert tett meg magáncélra, és ez mekkora üzemanyagköltséget jelent. A HolAzAutó több azonosítási módot támogat:
- QR-kódos azonosítás (Mobilapplikáció, Sofőrazonosítás): a QR-kód a webes felületen, a Járművek/Eszközök listában érhető el;
- RFID azonosítás (Automatikus összerendelés): a sofőr RFID-kulccsal azonosítja magát, ez a módszer felülírja a manuális összerendelést;
- manuális azonosítás (Jármű–Személy összerendelés): a jármű adatlapján, Sofőr szerepkörben.
Gyakorlati példa
Egy 10 személygépjárművet üzemeltető vállalkozásnál korábban a sofőrök papíron vezették az útnyilvántartást, a magáncélú használat pedig rendszeresen vitákhoz vezetett. A HolAzAutó bevezetése után a rendszer automatikusan generálta a bizonylatokat, a Magánhasználat kimutatása pedig sofőrönként jelezte a keret-túllépéseket. Az adminisztrációra fordított idő drasztikusan csökkent, a magáncélú üzemanyagköltség pedig a sofőrökhöz rendelve, egyértelműen elszámolhatóvá vált – viták nélkül.
Jogszabályi háttér röviden
- 1995. évi CXVII. törvény (Szja.) 5. számú melléklet – Gépjármű-használati nyilvántartás (útnyilvántartás) adattartalma;
- 261/2011. (XII. 7.) Kormányrendelet 33. § – tehergépjármű-menetlevél zárt informatikai rendszerben;
- 2000. évi C. törvény (Számviteli törvény) 168. § – szigorú számadású bizonylatok;
- 2000. évi C. törvény (Számviteli törvény) 169. § (2) – legalább 8 éves megőrzési kötelezettség.
Összegzés
A menetlevél és az útnyilvántartás nem bürokratikus teher, hanem a járműflotta feletti kontroll eszköze: jogszabályi megfelelés, pontos elszámolás, költségcsökkentés és kevesebb vita. A HolAzAutó automata megoldásával mindezt kevés kézi munkával, naprakészen és sofőrönkénti pontossággal kapod meg.
Kérj egyedi ajánlatot kollégáinktól! Ne maradj le az aktuális akcióról: www.HolAzAuto.hu
GYIK (FAQ)
Mi a különbség a menetlevél és az útnyilvántartás között? Az útnyilvántartás jellemzően üzleti célra használt személygépjárművekre vonatkozik, napi/heti/havi időszakra készül, és az Szja. törvény 5. számú melléklete szerinti adattartalommal. A menetlevél tehergépjárművekre vonatkozik, minden esetben napi okmány, és a 261/2011. (XII. 7.) Kormányrendelet 33. §-a szerint zárt informatikai rendszerben állítható elő.
Hogyan különíti el a HolAzAutó a céges és magánhasználatot? A Magánhasználat kimutatása (Flotta ellenőrzés > Egyedi lekérdezések) sofőrönként mutatja a magánhasználati kilométert, az üzemanyag-felhasználást és -költséget, a Parkolás magánhasználatban lekérdezés pedig a parkolási költségeket választja szét magán- és hivatali célra.
Mi történik, ha egy sofőr túllépi a magánhasználati keretet? A Magánhasználat kimutatása riport a kereten felül vezetett távolsághoz kapcsolódó üzemanyag-mennyiséget és a sofőr által fizetendő kilométer alapú díjat is megjeleníti, így az elszámolás egyértelmű.
Szükséges-e sofőrazonosítás, ha többen használják ugyanazt a járművet? Igen, a sofőrönkénti elszámoláshoz a járműhöz rendelt sofőrök azonosítása szükséges. A HolAzAutó QR-kódos, RFID-kulcsos és manuális azonosítást is támogat.
Meddig kell megőrizni a menetlevelet és az útnyilvántartást? A Számviteli törvény 169. § (2) bekezdése alapján legalább 8 évig, olvasható és visszakereshető formában kell megőrizni; a HolAzAutó elektronikus tárolással biztosítja ezt.
Lehetőség van a használati jelleg utólagos módosítására? Igen. Az útnyilvántartásban a rendszer automatikusan besorolja az útvonalakat a beállított POI-párok alapján (pl. hivatali, bejárás), de a besorolás szükség esetén manuálisan is módosítható.
