Milyen nyilvántartást, bizonylatot kell vezetnem?
Segítünk eldönteni, hogy a saját üzleti környezetedben mi a legcélravezetőbb a járműhasználat, a fuvarozás, és a személyszállítás adminisztrációjához és költségelszámolásához. Az alábbiakban egy rövid összefoglalót nyújtunk arról, hogy útnyilvántartást, menetlevelet, vagy fuvarlevelet kell, illetve célszerű vezetned.
A tájékoztató olvasása kb 3 percet vesz igénybe.
Amennyiben előfizetsz cégünk szolgáltatására, a megfelelő képesítéssel rendelkező szerelő partnerünk a céloknak és a körülményeknek legmegfelelőbb paraméterekkel rendelkező GPS egységet elhelyezi a járművedben. A nyomkövető rögzíti, hogy a jármű mikor/hol/milyen sebességgel haladt, a sofőrazonosítás használatával pedig azt is, hogy pontosan ki vezette azt. A szolgáltatásunk igénybevételével áttekinthetővé válik a jármű használata, és pontos kimutatásokat kapsz arról, hogy hol, mikor, ki, mennyit, és milyen céllal használta a járművet.
Összegyűjtöttük a leggyakoribb esetekre vonatkozó információkat, azaz hogy milyen nyilvántartást célszerű vezetned egyes jármű típusoknál, és tevékenységeknél. A teljes, jogszabályi hivatkozással ellátott leírást ezen az oldalon találod. Készítettünk továbbá egy kimondottan könyvelőknek szánt leírást, amelyet ezen az oldalon találsz, továbbítsd ezt kérlek könyvelődnek!
Céges személyautó esetén
Amennyiben vállalkozásod tulajdonában egy személyautó áll, az átláthatóság és nyomon követhetőség érdekében célszerű elektronikus útnyilvántartást vezetned.
Ha a jármű finanszírozását nyílt végű lízing konstrukcióval oldod meg, az útnyilvántartás vezetése nélkül a lízing konstrukció havi törlesztő részlete után csupán a felszámolt ÁFA 50%-át számolhatod el.
Amennyiben szolgáltatásunk előfizetője vagy, kérésedre egy kapcsolót is elhelyezünk az autóban, amellyel jelezhető, hogy a jármű éppen magán vagy céges használatban van. A hónap végén kiállított útnyilvántartás riportban a tényleges magán/céges használatot is kimutatjuk, így az ÁFÁ-t a pontos adatok ismeretében igényelheted vissza!
A magán/céges használat megkülönböztetése lehetőséget biztosít arra is, hogy a magánutakat a cég munkavállalója a pontos kimutatás alapján térítse meg, tehát a magán utak üzemanyagköltségét ő fizesse.
Szolgáltatásunk teljesen automatizált, nincs szükség adatok papírra körmölésére, ami akár több órát is igénybe vehet, így időt, energiát és pénzt takaríthatsz meg! Továbbá, a rendszerünk által szolgáltatott információk pontosak, nem lehet “elírni” egy-egy adatot (mint például a kézzel írt nyilvántartásánál), így egy esetleges hatósági vizsgálat esetén nincs büntetési kockázat.
Összefoglalva:
Mivel a cégautó mindenképp adóköteles, ezért a tényleges költségek kimutathatósága miatt ajánlott, (de nem kötelező) hogy útnyilvántartást vezess. Amennyiben a céges és a magánhasználatot megkülönbözteted, ez különösen ajánlott!
3,5 tonna össztömeget meg nem haladó kisteherautó, kishaszongépjármű esetén
Ezeknél a jármű típusoknál a menetlevél használata általában kötelező, viszont, ha a gépjármű nem szállít árut, vagy az árut nem díj ellenében szállítja (pl.: saját árut szállít), úgy nincs menetlevél vezetési kötelezettséged. Ebben az esetben a tényleges költségek, az elszámolás, egyéb nyilvántartás vezetéséhez a vállalkozás döntheti el, hogy vezet-e menetlevelet vagy útnyilvántartást.
Az átláthatóság miatt célszerű azonban legalább útnyilvántartást vezetni, mivel így kimutathatók a pontos költségek, továbbá, szolgáltatásunk a vitás esetek tisztázására is lehetőséget ad (pl.: hétvégén, magánhasználatban történt gyorshajtás tisztázásában is nagy segítség).
A díj ellenében továbbított (tehát nem saját célra szállít) áru szállítása esetén menetlevél, illetve a díj ellenében végzett szállításnál a fuvarlevél használata is kötelező.
3,5 tonna össztömeget meghaladó tehergépkocsi esetén
Ennek a járműkategóriának a jogszabályi szabályozása a legegyszerűbb: a menetlevél használata mindenképp kötelező. A menetlevélen túlmenően a díj ellenében végzett szállításnál a fuvarlevél használata is minden esetben kötelező.
Szolgáltatásunkkal jelenleg nem lehet kiváltani a 3,5 tonna össztömeget meghaladó járművek menetlevél és fuvarlevél vezetési feladatait.
Magánszemély saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos, üzleti célú használata esetén
A magyar vállalkozásoknál gyakran előfordul, hogy az alkalmazott saját autóját használja munkaidejében üzleti célra.
Ilyen esetben két formában kaphatsz költségtérítést: útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény alapján.
- Ha magánszemély vagy egyéni vállalkozó vagy, a saját vállalkozási tevékenységeddel kapcsolatos elszámoláshoz útnyilvántartást kell vezetned.
- A kiküldetési rendelvény abban az esetben szükséges, ha a gépjármű használattal például munkáltató bízza meg az alkalmazottat, mert a kiküldetéssel kapcsolatos költségek ez alapján téríthetők meg.
Hosszú évek tapasztalata azt mutatja, hogy a fix telepítésű GPS egységek beszerelése ilyen esetekben problémás, senki sem örül annak, ha a saját tulajdonú járművébe egy nyomkövető kerül beszerelésre.
Ilyen helyzetekben célravezető a mobilis GPS egységek használata. Erre a célra két megoldást is kínálunk, az OBDII kimentere csatlakoztatható, és a szivargyújtóra csatlakoztatható nyomkövető eszközt. Ezen eszközök alkalmazása a gyakorlatban úgy történik, hogy a cég alkalmazottja, amennyiben céges ügyben jár el, az út megkezdése előtt a mobilis GPS egységet a szivargyújtóra vagy az OBDII kimenetre illeszti, a céges út végén pedig lecsatlakoztatja. A rögzített útvonal alapján a hó végi riportban az útnyilvántartás csak azokat az utakat tartalmazza, amelyek hióvatalos céllal történtek.
A megoldásunkkal egy automatizált rendszert kapsz, amely használatával feleslegessé válik az utak papírra körmölése! Ezzel időt, energiát és pénzt takarít meg!
Mezőgazdasági erőgépek esetén
Amennyiben közúton árut szállít, a tehergépkocsival való áruszállításnak megfelelő bizonylatot, menetlevelet kell használnod. A nem közúton történő (mezőgazdasági munkaterületen, művelendő területek közötti magánutakon történő) közlekedés során nem kell menetlevelet használni.
Szolgáltatásunkkal jelenleg nem lehet kiváltani a mezőgazdasági erőgépek menetlevél és fuvarlevél rögzítési feladatait.
Autóbusszal végzett személyszállítás esetén
Minden esetben kötelező a menetlevél vezetése.
Szolgáltatásunkkal jelenleg nem lehet kiváltani a menetlevél vezetést.
