Milyen nyilvántartást, bizonylatot kell vezetnem?

Segítünk eldönteni, hogy a saját üzleti környezetedben mi a legcélravezetőbb a járműhasználat, a fuvarozás, és a személyszállítás adminisztrációjához és költségelszámolásához. Az alábbiakban egy rövid összefoglalót nyújtunk arról, hogy útnyilvántartást, menetlevelet, vagy fuvarlevelet kell, illetve célszerű vezetned.

A tájékoztató olvasása kb 3 percet vesz igénybe.

Amennyiben előfizetsz cégünk szolgáltatására, a megfelelő képesítéssel rendelkező szerelő partnerünk a céloknak és a körülményeknek legmegfelelőbb paraméterekkel rendelkező GPS egységet elhelyezi a járművedben. A nyomkövető rögzíti, hogy a jármű mikor/hol/milyen sebességgel haladt, a sofőrazonosítás használatával pedig azt is, hogy pontosan ki vezette azt. A szolgáltatásunk igénybevételével áttekinthetővé válik a jármű használata, és pontos kimutatásokat kapsz arról, hogy hol, mikor, ki, mennyit, és milyen céllal használta a járművet.

Összegyűjtöttük a leggyakoribb esetekre vonatkozó információkat, azaz hogy milyen nyilvántartást célszerű vezetned egyes jármű típusoknál, és tevékenységeknél. A teljes, jogszabályi hivatkozással ellátott leírást ezen az oldalon találod.

 

Céges személyautó esetén

Amennyiben vállalkozásod tulajdonában egy személyautó áll, az átláthatóság és nyomon követhetőség érdekében célszerű elektronikus útnyilvántartást vezetned.
Ha a jármű finanszírozását nyílt végű lízing konstrukcióval oldod meg, az útnyilvántartás vezetése nélkül a lízing konstrukció havi törlesztő részlete után csupán a felszámolt ÁFA 50%-át számolhatod el.
Amennyiben szolgáltatásunk előfizetője vagy, kérésedre egy kapcsolót is elhelyezünk az autóban, amellyel jelezhető, hogy a jármű éppen magán vagy céges használatban van. A hónap végén kiállított útnyilvántartás riportban a tényleges magán/céges használatot is kimutatjuk, így az ÁFÁ-t a pontos adatok ismeretében igényelheted vissza!
A magán/céges használat megkülönböztetése lehetőséget biztosít arra is, hogy a magánutakat a cég munkavállalója a pontos kimutatás alapján térítse meg, tehát a magán utak üzemanyagköltségét ő fizesse.
Szolgáltatásunk teljesen automatizált, nincs szükség adatok papírra körmölésére, ami akár több órát is igénybe vehet, így időt, energiát és pénzt takaríthatsz meg! Továbbá, a rendszerünk által szolgáltatott információk pontosak, nem lehet “elírni” egy-egy adatot (mint például a kézzel írt nyilvántartásánál), így egy esetleges hatósági vizsgálat esetén nincs büntetési kockázat.

Összefoglalva:

Mivel a cégautó mindenképp adóköteles, ezért a tényleges költségek kimutathatósága miatt ajánlott, (de nem kötelező) hogy útnyilvántartást vezess. Amennyiben a céges és a magánhasználatot megkülönbözteted, ez különösen ajánlott!

 

3,5 tonna össztömeget meg nem haladó kisteherautó, kishaszongépjármű esetén

Ezeknél a jármű típusoknál a menetlevél használata általában kötelező, viszont, ha a gépjármű nem szállít árut, vagy az árut nem díj ellenében szállítja (pl.: saját árut szállít), úgy nincs menetlevél vezetési kötelezettséged. Ebben az esetben a tényleges költségek, az elszámolás, egyéb nyilvántartás vezetéséhez a vállalkozás döntheti el, hogy vezet-e menetlevelet vagy útnyilvántartást.

Az átláthatóság miatt célszerű azonban legalább útnyilvántartást vezetni, mivel így kimutathatók a pontos költségek, továbbá, szolgáltatásunk a vitás esetek tisztázására is lehetőséget ad (pl.: hétvégén, magánhasználatban történt gyorshajtás tisztázásában is nagy segítség).

A díj ellenében továbbított (tehát nem saját célra szállít) áru szállítása esetén menetlevél, illetve a díj ellenében végzett szállításnál a fuvarlevél használata is kötelező.

 

3,5 tonna össztömeget meghaladó tehergépkocsi esetén

Ennek a járműkategóriának a jogszabályi szabályozása a legegyszerűbb: a menetlevél használata mindenképp kötelező. A menetlevélen túlmenően a díj ellenében végzett szállításnál a fuvarlevél használata is minden esetben kötelező.

Szolgáltatásunkkal jelenleg nem lehet kiváltani a 3,5 tonna össztömeget meghaladó járművek menetlevél és fuvarlevél vezetési feladatait.

 

Magánszemély saját tulajdonában lévő személygépkocsi hivatalos, üzleti célú használata esetén

A magyar vállalkozásoknál gyakran előfordul, hogy az alkalmazott saját autóját használja munkaidejében üzleti célra.
Ilyen esetben két formában kaphatsz költségtérítést: útnyilvántartás vagy kiküldetési rendelvény alapján.

  1. Ha magánszemély vagy egyéni vállalkozó vagy, a saját vállalkozási tevékenységeddel kapcsolatos elszámoláshoz útnyilvántartást kell vezetned.
  2. A kiküldetési rendelvény abban az esetben szükséges, ha a gépjármű használattal például munkáltató bízza meg az alkalmazottat, mert a kiküldetéssel kapcsolatos költségek ez alapján téríthetők meg.

Hosszú évek tapasztalata azt mutatja, hogy a fix telepítésű GPS egységek beszerelése ilyen esetekben problémás, senki sem örül annak, ha a saját tulajdonú járművébe egy nyomkövető kerül beszerelésre.

Ilyen helyzetekben célravezető a mobilis GPS egységek használata. Erre a célra két megoldást is kínálunk, az OBDII kimentere csatlakoztatható, és a szivargyújtóra csatlakoztatható nyomkövető eszközt. Ezen eszközök alkalmazása a gyakorlatban úgy történik, hogy a cég alkalmazottja, amennyiben céges ügyben jár el, az út megkezdése előtt a mobilis GPS egységet a szivargyújtóra vagy az OBDII kimenetre illeszti, a céges út végén pedig lecsatlakoztatja. A rögzített útvonal alapján a hó végi riportban az útnyilvántartás csak azokat az utakat tartalmazza, amelyek hióvatalos céllal történtek.
A megoldásunkkal egy automatizált rendszert kapsz, amely használatával feleslegessé válik az utak papírra körmölése! Ezzel időt, energiát és pénzt takarít meg!

 

Mezőgazdasági erőgépek esetén

Amennyiben közúton árut szállít, a tehergépkocsival való áruszállításnak megfelelő bizonylatot, menetlevelet kell használnod. A nem közúton történő (mezőgazdasági munkaterületen, művelendő területek közötti magánutakon történő) közlekedés során nem kell menetlevelet használni.

Szolgáltatásunkkal jelenleg nem lehet kiváltani a mezőgazdasági erőgépek menetlevél és fuvarlevél rögzítési feladatait.

 

Autóbusszal végzett személyszállítás esetén

Minden esetben kötelező a menetlevél vezetése.

Szolgáltatásunkkal jelenleg nem lehet kiváltani a menetlevél vezetést.